Phần mềm quản lý kho công trình xây dựng

​​​​​​

1.2.1 Ngày bắt đầu năm tài chính

 Menu thực hiện

Hệ thống/ Ngày bắt đầu năm tài chính

 Chức năng

• Dùng để khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính.
• Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam có năm tài chính bắt đầu từ 1.1 và kết thúc vào ngày 31.12.
• Ngày đầu năm tài chính:  Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính của doanh nghiệp

 

1. 1. 2. Khai báo kỳ mở sổ

 Menu thực hiện

Hệ thống/ Khai báo kỳ mở sổ

 Chức năng

-        Là kỳ để mở sổ chứng từ, ngày đầu tiên của kỳ là ngày bắt đầu nhập liệu cập

nhật chứng từ và cập nhật số dư đầu kỳ.

 

 

 

 

 

 

 

1. 1. 3. Khai báo màn hình nhập chứng từ

 Menu thực hiện

Hệ thống/ Khai báo màn hình nhập chứng từ

 Chức năng

-   Khai báo các màn hình cập nhật chứng từ dùng để quản lý, khai báo các thông tin ngầm định hoặc kiểm tra liên quan đến các màn hình cập nhật chứng từ

1. 1. 4. Khai báo các tham số hệ thống

 Menu thực hiện

Hệ thống/ Các tham số hệ thống

 Chức năng

• Chương trình cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.

Chương trình thể hiện khai báo theo từng tab phân hệ, thể hiện chi tiết cho từng phân hệ

 

 

 

 

1. 1. 5. Khai báo các thông tin tùy chọn

 Menu thực hiện

Hệ thống/ Các thông tin tùy chọn/ Khai báo các trường trong danh mục

                                    + Khai báo các trường trong danh mục tìm kiếm

                             + Khai báo các mã giao dịch sử dụng khi nhập liệu

                             + Khai báo các phương pháp tính giá tồn kho được sử dụng

                             + khai báo các phương pháp tính tỷ giá ghi sổ được sử dụng

 Chức năng

- Các thông tin liên quan đến danh mục thì bao gồm rất nhiều thông tin, tùy yêu cầu của người sử dụng cho phép khai báo các trường thông tin tùy chọn trong các danh mục khi hiện ra trong lúc cập nhật c.từ

1. 1. 6. Danh mục quyển chứng từ

 Menu thực hiện

Hệ thống/ Danh mục quyển chứng từ

 Chức năng

• Danh mục quyển chứng từ dùng trong việc đánh số chứng từ tự động.
• Trong quyển chứng từ có thể được dùng ở nhiều màn hình nhập liệu khác nhau, hoặc ngược lại, một màn hình có thể sử dụng nhiều quyển chứng từ
• Mỗi khi mở một quyển chứng từ mới ta phải khai báo thêm một quyển chứng từ trong danh mục.
  1. 7. Danh mục tiền tệ

 Menu thực hiện

Hệ thống/ Danh mục tiền tệ

 Chức năng

• Danh mục tiền tệ dùng để quản lý các loại ngoại tệ phát sinh trong doanh nghiệp.
• Chương trình thể hiện cách khai báo đọc số tiền bằng tiếng Việt và tiếng Anh

 

 

 

1. 1. 8. Danh mục Quản lý người sử dụng

 Menu thực hiện

Hệ thống/ Danh mục Quản lý người sử dụng

          + Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập

          + Xem nhật ký người sử dụng

          + Xem các máy đang chạy chương trình

          + Phân quyền sử dụng chứng từ

 

 

 Chức năng

Quản lý người sử dụng dùng để khai báo những người sử dụng chương trình, phân quyền, sửa đổi và xóa người sử dụng.

1. 1. 9. Quản lý số liệu

 Menu thực hiện

Hệ thống/ Quản lý số liệu

            + Lưu trữ (Backup) số liệu

          + Khóa số liệu

          + Bảo trì số liệu

          + Kiểm tra đồng bộ giữa các tệp số liệu

          + Kiểm tra số liệu khi báo cáo sai lệch

          + Sao chép (Copy) số liệu ra

          + Sao chép (Copy) số liệu vào

          + Đánh lại số chứng từ tự động

 Chức năng

+ Lưu trữ (backup) số liệu: là vấn đề rất quan trọng. Số liệu có thể bị mất do           nhiều nguyên nhân như hỏng ổ cứng, bị virus phá...

          Chương trình cho phép lưu trữ số liệu định kỳ hàng tuần. Mỗi khi thoát khỏi chương trình nếu chưa lưu trữ thì chương trình sẽ nhắc nhở người sử dụng lưu

 

trữ số liệu. Số liệu được lưu trữ dưới dạng các tệp nén bằng chương trình WinZip

Trong trường hợp mất số liệu thì ta có thể khôi phục lại số liệu trên cơ sở số liệu được lưu trữ trước đó bằng chương trình giải nén UnZip và sao các tệp đã giải nén vào các thư mục tương ứng.

+ Khóa số liệu: chức năng này dùng để khóa số liệu từ một ngày nào đó. Sau khi ta khóa số liệu thì số liệu trước ngày bị khóa sẽ không được sửa hoặc xóa, thêm.

Trong trường hợp cần phải sửa lại số liệu đã bị khóa ta phải khai báo ngày khóa số liệu nhỏ hơn ngày của số liệu cần phải sửa đổi.

+ Bảo trì số liệu: xóa các bản ghi trắng

+ Kiểm tra đồng bộ giữa các tệp số liệu: xoá các chứng từ có khi lên báo cáo nhưng không có trong chứng từ gốc.

Xoá các chứng từ có ở thông tin chi tiết nhưng không có ở thông tin chung và ngược lại

Xoá các chứng từ nhập điều chuyển mà không có xuất điều chuyển. Đây là những trường hợp khi làm phiếu xuất điều chuyển kho, chương trình đã lưu chứng từ nhập điều chuyển rồi mà chưa kịp lưu chứng từ xuất điều chuyển thì gặp sự cố phần cứng như mất điện, rớt mạng, ..

Xoá các chứng từ kết chuyển, phân bổ, chênh lệch tỷ giá cuối kỳ không hợp lệ

Xóa các bản ghi đúp trong các tệp danh mục

+ Kiểm tra số liệu khi báo cáo sai lệch: Kiểm tra những chứng từ có trạng thái đã ghi vào sổ nhưng chưa được ghi vào sổ

Kiểm tra các định khoản vào tài khoản tổng hợp

Kiểm tra số lẻ phát sinh nợ, phát sinh có của VND

Kiểm tra phát sinh nợ khác phát sinh có

Kiểm tra tài khoản công nợ không nhập mã khách

Kiểm tra các bản ghi không hợp lệ trong các tệp số dư công nợ

Kiểm tra kết chuyển cuối kỳ các tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9

Kiểm tra tk có số dư nhưng không tham gia vào tính toán bất kỳ chỉ tiêu nào

Kiểm tra tk lưỡng tính chỉ được tính toán 1 vế, còn vế còn lại không khai báo trong tính toán

+ Phân quyền cho người sử dụng: Phân quyền cho người sử dụng đến từng chức năng của menu chương trình.

Đối với phần nhập liệu chương trình cho phép phân quyền tạo mới, sửa, xóa các chứng từ, danh mục.

 

 

2. Phân hệ quản lý kho
   •       Cập nhật
   •       Báo cáo
   •       Danh mục
   •       Tiện ích

2.1   Danh mục cập nhật chứng từ

1. Phiếu nhập kho

Menu thực hiện

Quản lý kho/ Cập nhật/phiếu nhập kho

Chức năng:
- Phiếu nhập kho dùng để cập nhật các phiếu nhập mua, nhập hàng bán bị trả lại, nhập từ sản xuất, nhập điều chuyển, nhập khác.

 

2. Phiếu xuất kho

Menu thực hiện

Quản lý kho/ Cập nhật/phiếu xuất kho

Chức năng:
- Phiếu xuất kho dùng để cập nhật các phiếu xuất bán, xuất trả nhà cung cấp, xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển, xuất khác.

3. Vào số dư, tồn kho ban đầu

Menu thực hiện

4. Quản lý kho/ Cập nhật/Vào số dư, tồn kho ban đầu

 

 

Chức năng:
- Vào số dư, tồn kho ban đầu dùng để cập nhật số lượng tồn kho đầu kỳ hiện đang có trong kho hàng tại thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm

 

 

1. 2. Báo cáo

Menu thực hiện

Quản lý kho/ Báo cáo

Chức năng:
- Chương trình cung cấp các mẫu biểu báo cáo chứng từ hàng nhập xuất tồn kho như sau:

 

 

+ Bảng kê phiếu nhập

+ Tổng hợp hàng nhập kho

+ Bảng kê phiếu xuất

+ Tổng hợp hàng xuất kho

+ Thẻ kho/sổ chi tiết vật tư (lên cho nhiều vật tư)

+ Báo cáo tồn kho

+ Báo cáo tồn theo kho

+ Tổng hợp nhập xuất tồn

+ Bảng tổng hợp chi tiết vật tư

1. 3. Danh mục

Menu thực hiện

Quản lý kho/ Danh mục

Chức năng:

  -  Danh mục khách hàng, nhà cung cấp: dùng để quản lý khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải thu công nợ phải thu, phải trả
  -  Danh mục hàng hóa vật tư: khai báo các loại hàng hóa, vật tư, thành phẩm của đơn vị, cập nhật tài khoản kho, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn,… theo từng loại hàng hóa, vật tư, thành phẩm

  -  Danh mục phân nhóm hàng hóa: vật tư để phân loại vật tư, hàng hoá ta dùng danh mục phân nhóm hàng hoá, vật tư. có 03 trường để thực hiện việc phân loại nhóm cho các vật tư, hàng hoá.