Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ, hợp pháp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP?

Chính phủ yêu cầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nhưng nhiều Doanh nghiệp vẫn chưa phân biệt được hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp cần các tiêu chí gì?Nghị định số 119/2018/NĐ-CP là cơ sở pháp lý để nâng cao hiệu quả, hiệu lực công tác quản lý hoá đơn để phòng, chống việc sử dụng hoá đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hoá đơn để gian lận, trốn thuế, khấu trừ, hoàn khống thuế giá trị gia tăng hoặc rút tiền thanh toán từ ngân sách nhà nước. Đồng thời, Nghị định tạo cơ sở để ngành Thuế tiếp tục thực hiện cải cách hành chính, cải cách thủ tục quản lý thuế, trong đó có thủ tục về quản lý, sử dụng hoá đơn, hướng tới hoạt động quản lý hoá đơn thống nhất, dễ thực hiện.

1. Hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

– Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

– Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

- Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn

- Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

- Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

- STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền

- Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng  tiền thanh toán.

- Tiền hàng bằng chữ

- Người  mua hàng, người bán hàng

- Ký và đóng dấu của người bán hàng

So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

- Bản thể hiện hóa đơn điện tử

- Hóa đơn điện tử không có liên

- Ký hiệu số Serial

- Chữ ký điện tử

- Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.

- Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ:

– Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

– Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in

2. Hóa đơn điện tử hợp pháp

Theo quy định, nghị định số 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 01/11/2018, Nghị định được ban hành đã đánh dấu thêm một bước tiến trong lộ trình chuyển dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) của chính phủ để cải cách thủ tục hành chính, cải cách thủ tục quản lý thuế, tạo cơ sở pháp lý để nâng cao hiệu quả hiệu lực công tác quản lý hóa đơn,..

Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng quy định rõ về Hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo toàn vẹn của thông tin, đồng thời đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4; các Điều 6,7,8 của Nghị định.

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

- Không bắt buộc có chữ ký số;

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

- Tổng số tiền thanh toán;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định bên trên.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử:

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

– Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định bên trên.

Định dạng hóa đơn điện tử:

Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Phân biệt Hóa đơn điện tử hợp pháp và Hóa đơn điện tử không hợp pháp

3. Hóa đơn điện tử không hợp pháp

Bên cạnh việc hiểu rõ về hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp. Doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ hóa đơn điện tử không hợp pháp dựa trên việc hóa đơn đó không đáp ứng các quy định về hóa đơn hợp pháp đã nói ở trên. Hoặc Hóa đơn điện tử thuộc trường hợp quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

– Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

– Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

4. Cách tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử qua mạng dễ dàng, nhanh chóng

Với những quy định về tính hợp pháp và không hợp pháp của Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp có thể tự đối chiếu và so sánh để kiểm tra xem hóa đơn điện tử đó có hợp pháp hay không.

Bên cạnh đó, Doanh nghiệp có thể tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng bằng việc vào trang thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế theo đường dẫn:

http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Đối tác của Sanphanmem.com