Phần mềm ERP - Và vì sao doanh nghiệp Việt gặp thất bại khi triển khai?

Phần mềm ERP dù đã có mặt tại nhiều tổ chức, công ty nhưng đa phần các chủ doanh nghiệp vẫn còn hiểu mơ hồ về nó. Từ thực tiễn của nhà triển khai, dưới đây là các giải đáp về một số băn khoăn mà khách hàng thường đặt ra.

1.Phần mềm ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý toàn diện của doanh nghiệp. ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau.
Toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp đều được phần mềm ERP quản lý. Các tính năng của hệ thống phần mềm ERP có thể khác nhau vì phụ thuộc vào nhu cầu và đặc thù kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
2. Đặc điểm, lợi ích của phần mềm ERP

- Đặc điểm

Trong doanh nghiệp, khi mỗi phòng ban dùng một loại phần mềm khác nhau thì việc kết nối các dữ liệu sẽ gặp khó khăn. Khó khăn sẽ càng lớn và tốn kém trong quá trình phối hợp các bộ phận khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau. Trong khi đó, phần mềm ERP tích hợp tất cả các ứng dụng với nhau, chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để nhân viên mọi phòng ban khi được phân quyền đều có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu cho nhau.
Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, các nhà quản lý sẽ dễ dàng tiếp cận các thông tin quản lý đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định chính xác. Nếu không có hệ thống phần mềm ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau mà chưa chắc số liệu đã chính xác.
Một công ty có thể chỉ mua một số ứng dụng nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình. Ngoài ra, với việc dựa trên nền tảng mã nguồn mở, hệ thống phần mềm ERP có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu và quy trình khác nhau.

- Lợi ích

1. Kiểm soát thông tin khách hàng:

Phần mềm ERP sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất nên các nhân viên từ mọi phòng ban có thể truy cập, xem hoặc chỉnh sửa thông tin khách hàng (nếu được phân quyền) mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau.
       2. Chuẩn hóa và tăng cao hiệu suất sản xuất:
Ứng dụng hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Nếu không sử dụng hệ thống phần mềm ERP, các bộ phận có thể tính toán sai, dẫn đến sự rối loạn trong khâu vận hành. Sử dụng phần mềm ERP sẽ giúp quá trình hoạch định trở nên chính xác, từ đó giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
       3. Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án:
Hệ thống phần mềm ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, ERP cũng giúp nhà quản lý lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án.
       4. Hỗ trợ công tác kế toán - Gia tăng độ chính xác
Ứng dụng kế toán cùng các ứng dụng liên quan trong hệ thống ERP giúp các công ty gia tăng mức độ chính xác mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Ứng dụng kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, ứng dụng kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
       5. Kiểm soát lượng tồn kho:
Phần mềm ERP giúp kiểm soát tình trạng hàng hóa trong kho. Việc này giúp các công ty xác định thời điểm phù hợp để nhập thêm, từ đó giúp giảm vật liệu chứa trong kho. Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.

       6. Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự:
Ứng dụng nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
       7. Hỗ trợ lập các báo cáo:
Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống BI khai thác toàn bộ dữ liệu trong phần mềm ERP để lập các báo cáo về khách hàng, thị trường, sản phẩm, đối tác ... nhằm hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch và ra quyết định, cắt giảm chi phí và phát hiện các cơ hội kinh doanh mới.
>>> Phần mềm Odoo ERP giúp gia tăng ROI của doanh nghiệp như thế nào?
3. Vậy vì sao các doanh nghiệp Việt gặp thất bại khi ứng dụng ?
Lợi ích mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp đã được chứng thực nhưng không phải doanh nghiệp nào triển khai ERP cũng thành công. Bởi lẽ, dù sử dụng một giải pháp ERP từ nhà cung cấp uy tín, chất lượng thì tính phù hợp mới là yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn giải pháp ERP. Một số chuyên gia giàu kinh nghiệm trong triển khai ERP đã chia sẻ công thức để triển khai ERP thành công là 40-40-20, trong đó 40% từ phía doanh nghiệp, 40% từ đối tác triển khai và chỉ 20% là do giải pháp ERP.
>>> 5 điều doanh nghiệp cần thực hiện trước khi triển khai ERP 
>>> Quản lý hiệu quả quá trình triển khai ERP với 3 lời khuyên vàng
Điều đó cho thấy, giải pháp ERP phải phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp như ngành nghề, cơ cấu tổ chức, quy mô, kế hoạch kinh doanh, … và có khả năng liên kết số liệu chặt chẽ - yếu tố này chịu ảnh hưởng trực tiếp từ năng lực của đối tác triển khai ERP.
Vậy nên việc lựa chọn đối tác tư vấn triển khai có uy tín và kinh nghiệm là vô cùng quan trọng. Các công ty triển khai ERP uy tín ngoài có kiến thức và giàu kinh nghiêm triển khai thì cần có hiểu biết sâu về mỗi ngành nghề cùng điểm mạnh, điểm yếu của từng khách hàng. Một đối tác có năng lực và kinh nghiệm sẽ dễ dàng “bắt bệnh” và lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất cho mỗi doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, yếu tố chủ quan của từng doanh nghiệp như mong đợi không thực tế, hệ  thống quản lý, quyết tâm thay đổi của ban lãnh đạo, sự hợp tác và sẵn sang sử dụng hệ thống mới của đội ngũ nhân viên….cũng sẽ quyết định doanh nghiệp thành công hay thất bại khi triển khai ERP.
Một lưu ý là doanh nghiệp cần chờ một khoảng thời gian nhất định để thấy rõ hiệu quả của việc triển khai ERP. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không có đủ năng lực (trình độ, ngân sách, …) để áp dụng giải pháp ERP hay quyết tâm “nửa vời” thì sẽ dễ thất bại trong việc triển khai ERP.
Dễ thấy rằng, con đường triển khai ERP còn rất nhiều “chông gai” nhưng kết quả mà doanh nghiệp nhận được còn lớn hơn thế. Nếu doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng để đối mặt với thách thức và bước vào kỷ nguyên số, hãy bắt đầu với ERP ngay từ hôm nay!
Hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi theo hotline   096 4578 234   ngay ngày hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.
Link đăng ký dùng thử miễn phí!

Đối tác của Sanphanmem.com