Những điểm khác biệt giữa phần mềm ERP và phần mềm kế toán truyền thống.

Ứng dụng kế toán trong phần mềm ERP đã giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các số liệu kế toán, từ đó quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh. Vậy điểm khác biệt giữa phần mềm kế toán truyền thống và phần mềm ERP như thế nào?

I. Phần mềm ERP và phần mềm kế toán truyền thống
Đặc điểm:

-Ứng dụng kế toán trong phần mềm ERP:

Kế toán là một ứng dụng trong giải pháp quản lý tổng thể ERP, được xây dựng theo định hướng quản lý tài chính kế toán. Bởi hoạt động của các bộ phận và mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan mật thiết đến bộ phận kế toán nên ứng dụng quản lý tài chính kế toán trong phần mềm ERP cực kỳ quan trọng.
Với tính liên kết dữ liệu đồng nhất (do tích hợp các ứng dụng trên một nền tảng duy nhất) nên ứng dụng kế toán trong ERP sẽ có tính kế thừa dữ liệu chặt chẽ, chính xác và tức thời từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Điều này giúp tối đa hóa năng suất làm việc của nhân viên, giúp ban lãnh đạo nắm được thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Phần mềm ERP kiểm soát số liệu trên phiếu xuất vật tư theo một quy trình hoặc quy tắc nhất định, còn phần mềm kế toán không có khả năng này. 

-Phần mềm kế toán truyền thống: Phần mềm kế toán truyền thống được cài đặt riêng lẻ không tích hợp:

Phần mềm kế toán riêng lẻ có tác dụng hỗ trợ các chức năng cơ bản để nhập số liệu đầu vào là các chứng từ, số liệu do người dùng nhập, dựa vào các thủ tục, quy trình có sẵn phần mềm kế toán sẽ xử lý để lập các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp.
Vì tính chất xử lý độc lập, nên hạn chế lớn nhất của phần mềm kế toán truyền thống là việc kế thừa dữ liệu từ các bộ phận khác hay hệ thống phần mềm khác cần phải thực hiện thủ công. Việc này không chỉ mất nhiều thời gian và công sức, mà khả năng sai sót sẽ cao hơn so với việc xử lý và chuyển dữ liệu tự động.

>>> Phần mềm ERP tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp như thế nào? 
>>> Phần ERP tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp như thế nào? 

II. Phương pháp hạch toán kế toán trong phần mềm ERP khác biệt so với kế toán truyền thống

-Ghi nhận bằng bút toán hạch toán:

Trong phần mềm ERP , hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống.
Định khoản kế toán luôn diễn ra sau quá trình thực hiện giao dịch. Để quản lý tình trạng – tiến trình công việc, bộ phận kế toán có thể sử dụng các trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để thực hiện, đồng thời các thông tin khai báo về cặp định khoản sẽ được mặc định trong hệ thống để trợ giúp người dùng.
Phần mềm kế toán định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán ứng với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. 

-Thiết lập tài khoản trung gian:

Doanh nghiệp Việt nên sử dụng các tài khoản trong danh mục tài khoản mà doanh nghiệp coi như không thuộc hệ thống tài khoản hạch toán chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian để đảm bảo bảng cân đối kế toán của tổ chức không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ.
Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến  báo cáo tài chính của doanh nghiệp và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra xem đã thực hiện đầy đủ quy trình tác nghiệp.

-Hạch toán tự động

Ngoài ứng dụng kế toán tổng hợp có các chứng từ kế toán tổng hợp để thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường, tất cả các ứng dụng khác của hệ thống phần mềm ERP đều tiến hành hạch toán các bút toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tự động.
Cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa phần mềm ERP và các phần mềm kế toán truyền thống là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế sẽ hạn chế tối đa sai sót về định khoản.

-Bút toán đảo

Phần mềm ERP không cho phép người dùng xóa các bút toán đã hạch toán vào hệ thống để đảm bảo ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực các hoạt dộng kinh tế phát sinh trong tổ chức kinh tế. Vậy nên để khắc phục, người dùng cần thực hiện bút toán đảo.
Chính vì đặc điểm này, các kế toán viên có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do các phần mềm ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao.

-Tác nghiệp hoàn chỉnh

Hệ thống được thiết kế để quản lý theo quy trình, nếu người dùng cắt rời một trong các công đoạn của quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ gặp khó khăn.
Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời công đoạn của một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo. 

-Cấu trúc hệ thống tài khoản và danh mục linh hoạt

Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính Việt Nam ban hành, kế toán viên có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin trên cơ sở tuân theo luật đã có bằng cách chia nhỏ các bậc tài khoản.
Mặt khác, kế toán viên có thể bổ sung các danh mục khác nhau để giao dịch của doanh nghiệp có nhiều trường thông tin để phân tích đa chiều. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản và các danh mục có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp ở mọi quy mô.

-Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên

Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết phần mềm ERP cho phép hợp nhất số liệu của doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thuận tiện.
Việc duy nhất phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống khá đơn giản.

-Phản ánh kịp thời và trung thực hoạt động kinh doanh

Chính vì đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống.
Trên hệ thống phần mềm ERP, kế toán giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh. 
Việc tìm hiểu về phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được rõ bản chất cùng sự khác biệt của ứng dụng kế toán trong phần mềm ERP với phần mềm kế toán truyền thống để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất.

Đối tác của Sanphanmem.com