Các loại phần mềm ERP trên thị trường hiện nay có những ưu nhược điểm gì ?

Những năm trở lại đây, thị trường các sản phẩm ERP tại Việt Nam diễn ra rất sôi động do ngày càng có nhiều doanh nghiệp muốn hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực. Từ đó, nhằm tăng hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo lợi thế cạnh tranh trên thương trường.

Hiện tại có rất nhiều các công ty triển khai ERP tại Việt Nam với những đặc thù, ưu điểm khác nhau. Trong bài viết này, tác giả xin đưa ra những đánh giá khách quan nhất được tổng hợp lại từ người sử dụng về ưu nhược điểm của 3 loại phần mềm ERP hiện nay là: phần mềm ERP đóng gói, phần mềm ERP viết theo yêu cầu và phần mềm ERP nước ngoài.

1. Phần mềm ERP đóng gói

Phần mềm ERP đóng gói là giải pháp ERP được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay và được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ rất nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.

a. Ưu điểm

Phần mềm ERP kiểu này có chi phí tương đối hợp lý và đối với những người không am hiểu về kỹ thuật, về công nghệ cũng rất dễ sử dụng. Thời gian triển khai cũng rất nhanh gon, chỉ cần đăng ký tên miền là có thể sử dụng được ngay, không cần chờ đợi. Ngoài ra, phần mềm ERP đóng gói thường xuyên cập nhật dựa vào phân tích những yêu cầu mới của khách hàng.

Số lượng khách hàng sử dụng phần mềm ERP đóng gói cũng rất lớn nên người sử dụng dễ dàng trao đổi với cộng đồng này mỗi khi gặp bất cứ khó khăn nào. Sử dụng online dựa vào công nghệ điện toán đám mây cũng là một trong những ưu điểm của phần mềm đóng gói ERP vì tiết kiệm được rất nhiều chi phí và mức độ tiện lợi cao.

Ngoài ra, phần mềm ERP đóng gói thường xuyên cập nhật dựa vào phân tích những yêu cầu mới của khách hàng. Số lượng khách hàng sử dụng phần mềm ERP đóng gói cũng rất lớn nên người sử dụng dễ dàng trao đổi với cộng đồng này mỗi khi gặp bất cứ khó khăn nào.Sử dụng online dựa vào công nghệ điện toán đám mây cũng là một trong những ưu điểm của phần mềm đóng gói ERP vì tiết kiệm được rất nhiều chi phí và mức độ tiện lợi cao.

b. Nhược điểm

Chính bởi vì các phần mềm kiểu này được viết sẵn nên không thể đáp ứng hoàn toàn yêu cầu đặc thù của các doanh nghiệp được nên đối với các công ty có đặc thù riêng thường lựa chọn sử dụng loại phần mềm viết theo yêu cầu.

Các phần mềm ERP hiện nay thường có các phân hệ chức năng chính dưới đây:

- Kế toán tài chính (Finance)

- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

- Quản lý mua hàng (Purchase Control)

- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

- Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

- Báo cáo quản trị (Management Reporting)

- Báo cáo thuế (Tax Reports)

Trong mỗi phân hệ chính lại chứa các phân hệ chức năng con. Ví dụ như phân hệ kế toán tài chính bao gồm các chức năng con như sau:

- Sổ cái (General Ledger)

- Quản lý vốn bằng tiền (Cash management)

- Công nợ phải thu (Accounts Receivable)- Công nợ phải trả (Account Payable)

- Tài sản cố định (Fixed Assets)

Tuy nhiên, để biết được doanh nghiệp mình phù hợp với loại hình ERP nào, cần sử dụng những phân hệ nào cần trải qua quá trình phân tích kỹ lưỡng nhu cầu của mình, tìm hiểu sâu về hệ thống ERP, hiểu được phần mềm quản lý ERP là gì và vai trò của chúng, phối hợp làm việc cùng nhà cung cấp ERP để có thể đưa ra những quyết định chính xác nhất.

2. Phần mềm ERP viết theo yêu cầu

Phần mềm ERP viết theo yêu cầu là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu phát triển.

a. Ưu điểm

Chính đặc trưng của phần mềm này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ tiếp cận với các tiện ích của phần mềm phù hợp với đặc thù riêng của đơn vị mình.

b. Nhược điểm

Vì những lợi ích mang tính thiết thực và gần gũi như thế nên các nhà cung cấp phần mềm ERP kiểu này thường tính giá khá cao, thêm vào đó là các chi phí về triển khai, nâng cấp ứng dụng trong tương lai. Thông thường, mức giá triển phai phần mềm ERP viết theo yêu cầu tối thiểu cũng từ vài nghìn USD trở lên, chưa kể chi phí bảo trì, viết sửa,…

Thêm nữa, phần mềm này phụ thuộc rất nhiều vào khả năng cũng như trình độ của nhà cung cấp và sự phân tích ban đầu, nếu nhà cung cấp không có kinh nghiệm về những hệ thống thông tin cùng loại, thì sau này, khi nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi, việc nâng cấp hệ thống sẽ rất khó khăn hoặc tốn kém.Thời gian triển khai phần mềm ERP viết theo yêu cầu cũng là một trở ngại lớn với các doanh nghiệp. Thông thường, từ lúc đưa ra yêu cầu đến lúc triển khai sử dụng thì doanh nghiệp cần chờ tối thiểu 6 tháng hoặc lâu hơn nữa.

3. Phần mềm ERP nước ngoài

Các phần mềm ERP nổi tiếng viết theo yêu cầu là: ERP SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics, Sage ERP…

a. Ưu điểm

Điểm chung của các phần mềm kiểu này là có bề dầy kinh nghiệm và đã áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Thêm vào đó, sản phẩm được xây dựng trên nền tảng công nghệ cao cộng với quy trình quản lý được chuẩn hóa.

b. Nhược điểm

Triển khai phần mềm ERP trên thế giới tại Việt Nam có nhiều điểm khác biệt. Các phần mềm ERP ngoại rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP ngoại là không hề nhỏ.Thực tế ghi nhận rằng, chi phí để triển khai dự án ERP ngoại với doanh nghiệp cỡ vừa ở Việt nam vào khoảng vài trăm ngàn USD. Dự án thấp nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD

Đặc biệt: trong hệ thống ERP, Kế toán thường là module quan trọng nhất. Module này là đầu mối trung tâm của dữ liệu, có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in ra các báo cáo theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán Việt Nam. Do vậy, Hệ thống của các nhà cung cấp ngoài thường không đáp ứng được yêu cầu này.

Có một thực tế rằng: rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài có chi nhánh, nhà máy ở Việt Nam dùng chung các phần mềm nước ngoài với cả hệ thống vẫn cần những phần mềm của Việt Nam để lên các báo cái tài chính phù hợp.

Khi đã phân biệt rõ đâu là đóng gói, đâu là “theo yêu cầu – dự án” thì mỗi doanh nghiệp sẽ tự xác định xem nhu cầu của mình phù hợp với loại hình sản phẩm nào để đưa ra quyết định cuối cùng sao cho vừa giải quyết được khó khăn của doanh nghiệp lại vừa hợp túi tiền. Đồng thời, cũng phân tích rõ thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ERP vào quản lý điều hành công ty để quyết định có nên sử dụng giải pháp này không.

Nguồn: Sưu tầm Internet

Sanphanmem.com