Quy trình quản lý công nợ hiệu quả nhất hiện nay

Quy trình quản lý công nợ chặt chẽ giúp duy trì tài chính doanh nghiệp lành mạnh, tăng khả năng thanh toán và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Công nợ bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả. Các tài khoản phải trả bao gồm tất cả mọi thứ mà doanh nghiệp của bạn nợ các chủ nợ. Tài khoản phải trả liên quan đến việc xử lý các khoản nợ của doanh nghiệp của bạn. Ngược lại, các khoản phải thu đề cập đến số tiền người khác nợ doanh nghiệp của bạn, tức là những khách hàng chưa thanh toán tiền cho hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn.

Quản lý công nợ phải thu là việc kết hợp tất cả các biện pháp nhằm đảm bảo khách hàng thanh toán hóa đơn của họ. Quản lý khoản phải thu tốt giúp ngăn ngừa thanh toán quá hạn hoặc không thanh toán. Do đó, đây là cách nhanh chóng và hiệu quả để củng cố vị thế tài chính hoặc thanh khoản của công ty.

Tài khoản phải trả là một nghĩa vụ nợ của doanh nghiệp còn Tài khoản phải thu là tài sản quan trọng đối với một công ty. Điều này làm cho việc quản lý hiệu quả và có trách nhiệm là rất quan trọng, vì nó giúp duy trì tình hình tài chính lành mạnh, tăng khả năng thanh toán các khoản nợ của bạn.

Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý công nợ khoa học và hợp lý. Quá trình này gồm cacs bước tuần tự giúp các khoản phải thu có thể truy nguyên và quản lý được công nợ của doanh nghiệp.

I. Quy trình quản lý công nợ phải thu

Bước 1: Thiết lập các thủ tục đăng ký tín dụng, trả sau

Bước đầu tiên trong quản lý công nợ phải thu là xây dựng quy trình đăng ký trả sau. Công ty sau đó sẽ quyết định, dựa trên giá trị tín dụng của người nộp đơn, để xem có nên cung cấp hàng hóa trả sau hay không. Doanh nghiệp có thể chọn cung cấp tín dụng cho khách hàng cá nhân hoặc các doanh nghiệp khác.

Ngoài ra, công ty sẽ thiết lập các điều khoản và điều kiện để bán tín dụng. Tài liệu nêu ra các nghĩa vụ và yêu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng nó tuân thủ luật pháp hiện hành về tín dụng, chẳng hạn như công bố đầy đủ các thông lệ tín dụng.

Các điều khoản và điều kiện khác nhau cho các công ty lớn và nhỏ. Các công ty lớn có thể lựa chọn cung cấp cho khách hàng thời gian dài hơn.

Mặt khác, các doanh nghiệp nhỏ không thể đủ khả năng cung cấp hàng hóa tín dụng trong thời gian dài hơn do dòng tiền ít hơn và vốn thấp. Bao lâu tiền được thu về khoản nợ này từ khách hàng sẽ là một yếu tố góp phần xác định nguồn vốn của công ty cần thiết để điều hành doanh nghiệp và dòng tiền.

Bước 2: Lập hóa đơn cho khách hàng

Hóa đơn là một tài liệu được cung cấp cho người mua chi tiết về các sản phẩm và dịch vụ đã được hoàn trả, chi phí của các sản phẩm và dịch vụ đó, cũng như ngày thanh toán dự tính. Mỗi hóa đơn phải có một số hóa đơn duy nhất để dễ dàng truy xuất.

Khách hàng có cơ hội lựa chọn xem họ muốn nhận hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy. Không giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử ít tốn kém và thuận tiện hơn.

Công ty càng mất nhiều thời gian để gửi hóa đơn, khách hàng càng mất nhiều thời gian để thanh toán. Hóa đơn phải được gửi đến tay khách hàng nhanh chóng, kịp thời và thường đi cùng với hàng hóa.

Bước 3: Theo dõi tài khoản phải thu

Bước này được thực hiện bởi một Nhân viên kế toán phải thu. Kế toán khóa một khoản thanh toán được gửi vào tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp, đưa nó vào hệ thống và sau đó phân bổ vào hóa đơn.

Kế toán cũng đối chiếu sổ cái phải thu để chắc chắn rằng tất cả các khoản thanh toán được hạch toán và đăng đúng, và sau đó phát hành báo cáo hàng tháng cho khách hàng. Tuyên bố cung cấp chi tiết cho khách hàng về số tiền còn nợ theo hóa đơn đã gửi trước đó.

Quá trình theo dõi khác nhau trong các công ty lớn và nhỏ. Các công ty nhỏ hơn có thể không có hệ thống tiên tiến để theo dõi thanh toán và có thể sử dụng theo dõi công nợ thủ công bằng cách sử dụng các công cụ, chẳng hạn như Excel. Trong quy trình thủ công, các công ty sử dụng bảng tính để ghi lại khi họ gửi hóa đơn và khi họ nhận được thanh toán. Các công ty nhỏ cũng có thể không có đủ nhân viên để bổ nhiệm một Kế toán riêng quản lý phải thu, do đó công ty có thể thuê một kế toán viên chuyên nghiệp để thực hiện chức năng này.

Các công ty lớn hơn thường đầu tư vào một nhóm Nhân viên quản lý công nợ để tiến hành quá trình theo dõi và họ sử dụng một số hình thức của hệ thống phần mềm kế toán và ERP để theo dõi tài khoản, giúp đảm bảo tính chính xác. Hệ thống này giúp Nhân viên kế toán hoạt động hiệu quả hơn, bởi vì nó tự động cảnh báo về khoản nợ nào còn tồn đọng.

Bước 4: Quyết toán các khoản phải thu

Nhân viên phải thu thiết lập ngày đáo hạn cho các khoản thanh toán. Sau khi xác định các khoản nợ chưa thanh toán, bộ phận tài khoản thực hiện các mục nhật ký để ghi lại doanh số. Quá trình này bao gồm cả việc hạch toán nợ xấu, hoặc các khoản nợ chưa thanh toán, cũng như xác định các khoản chiết khấu thanh toán sớm.

II. Quy trình quản lý công nợ phải trả

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, quy trình quản lý tài khoản phải trả có 3 bước chính:

Bước 1: Hoàn thành đơn đặt hàng

Điều này liên quan đến việc liệt kê ra các mặt hàng hoặc dịch vụ sẽ mua, cũng như giá cả. Một đơn đặt hàng cũng liệt kê bất kỳ điều khoản và điều kiện nào cho giao dịch và các mốc thời gian để giao hàng.

Bước 2: Cập nhật hồ sơ cho các hóa đơn

Tài khoản sổ cái kết nối với các hóa đơn nhận được cần phải được cập nhật. Ở đây, một mục chi phí thường được yêu cầu phải được thực hiện trong sổ sách của các tài khoản. Trong trường hợp khi một phần mềm kế toán được sử dụng, việc ghi lại một số chi phí có thể yêu cầu phê duyệt của người quản lý. Việc phê duyệt sẽ dựa trên giá trị hóa đơn. Là một bước phòng ngừa, các công ty lớn thường theo khái niệm ‘nhà sản xuất và người kiểm tra để đăng.

Bước 3: Thanh toán đúng hạn

Khi và ngày đáo hạn đến (dựa trên sự hiểu biết lẫn nhau với nhà cung cấp / nhà cung cấp / chủ nợ), các khoản thanh toán cần được xử lý. Ở đây, các tài liệu cần thiết phải được chuẩn bị và xác minh. Chi tiết nhập trên séc, chi tiết tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp, chứng từ thanh toán, hóa đơn gốc, đơn đặt hàng / thỏa thuận, v.v., cần được xem xét kỹ lưỡng. Thường thì chữ ký của người được ủy quyền có thể được yêu cầu.

Sau khi thanh toán được thực hiện, tài khoản sổ cái của nhà cung cấp / nhà cung cấp / chủ nợ phải được đóng lại trong sổ sách của các tài khoản. Điều này sẽ làm giảm nghĩa vụ nợ trước đó. Nói một cách đơn giản hơn, số tiền hiển thị là phải trả, sẽ không còn được coi là một khoản nợ.

Nguồn: Sưu tầm Internet

Sanphanmem.com